Cómo cambiar de contable en Dubái sin perder documentos ni incumplir plazos

Cómo cambiar de contable en Dubái sin perder documentos ni incumplir plazos

«Queremos cambiar de contable, pero no sabemos qué documentación tiene el despacho actual ni cómo recuperar todo.»

Cuando una empresa decide cambiar de proveedor, lo primero es comprobar en qué situación se encuentra su contabilidad. Hasta qué mes está actualizada, qué declaraciones se han presentado y quién controla los accesos.

Un cambio bien organizado debe permitir que el nuevo equipo continúe el trabajo con información suficiente y responsabilidades claras. Contratar otro despacho, por sí solo, no resuelve los pendientes anteriores.

1. Antes de cancelar el servicio, revisa qué tienes contratado

Empieza por la propuesta o el contrato vigente. Comprueba el preaviso, los servicios incluidos, las condiciones de terminación y los honorarios pendientes.

También conviene separar funciones. El proveedor puede encargarse de la contabilidad, de las declaraciones fiscales, de las nóminas o de otras gestiones. Cada tarea necesita un responsable durante el cambio.

Una forma práctica de plantearlo es acordar por escrito:

• Hasta qué fecha trabaja el proveedor saliente.
• Qué entregará y cuándo.
• Desde qué fecha empieza el nuevo equipo.
• Quién presenta cada declaración pendiente.

Esto evita que ambos despachos den por hecho que el otro se ocupa del próximo vencimiento.

2. Qué documentación pedir al contable anterior

La información necesaria depende de la actividad, pero normalmente solicitaríamos:

Contabilidad: libro mayor, balance de comprobación, balance de situación y cuenta de resultados, indicando hasta qué fecha están actualizados.

Bancos: extractos y conciliaciones de todas las cuentas utilizadas por la empresa.

Clientes y proveedores: facturas, notas de crédito, cobros y pagos pendientes.

Fiscalidad: certificados de registro, declaraciones presentadas, justificantes de presentación y pago, comunicaciones y expedientes abiertos con la Federal Tax Authority —FTA—.

Otros registros: activos, préstamos, aportaciones de socios, nóminas e inventario, cuando correspondan.

Si existe software contable, conviene obtener exportaciones utilizables y comprobar qué información puede migrarse. Un PDF de resultados puede servir para consultar cifras, pero suele ser insuficiente para continuar la contabilidad con detalle.

La fecha del último cierre debe quedar identificada. Recibir una carpeta no demuestra que todos los meses estén contabilizados o conciliados.

3. Comprueba los accesos sin compartir credenciales personales

La empresa debería conocer quién administra el software contable, qué correo recibe las comunicaciones fiscales y quién tiene permisos para actuar en su nombre.

Nuestra recomendación es utilizar usuarios individuales y permisos adecuados, manteniendo el control administrativo de la empresa cuando la plataforma lo permita.

No compartas contraseñas personales de UAE Pass ni códigos de verificación. Si hace falta recuperar un acceso, utiliza el procedimiento oficial correspondiente.

También hay que distinguir entre el contable y un Tax Agent registrado ante la FTA. Si existe una representación formal, habrá que revisar su desvinculación y, cuando proceda, el nuevo nombramiento.

La guía oficial de agentes fiscales recuerda que nombrar a un Tax Agent no elimina la responsabilidad del contribuyente ante la autoridad. tax.gov.ae

4. Los vencimientos siguen durante el traspaso

Cambiar de despacho no debe hacer que una declaración quede sin presentar.

Antes de fijar la transición, prepara una relación de los próximos vencimientos y asigna un responsable a cada uno. Incluye las declaraciones fiscales, las respuestas a requerimientos y cualquier gestión pendiente que forme parte del servicio.

La Carta del Contribuyente de la FTA establece entre sus obligaciones presentar y pagar correctamente dentro de plazo, mantener registros y atender las comunicaciones de la autoridad. Taxpayer Charter

Por ejemplo, si una declaración de VAT vence durante el cambio, ambos proveedores deben saber quién la prepara, quién la revisa y quién la presenta. La empresa debe recibir el justificante correspondiente.

5. El nuevo contable debe revisar los saldos que recibe

Un traspaso puede revelar diferencias entre la contabilidad y el banco, facturas pendientes de registrar o movimientos de socios sin documentar.

Por eso conviene que el nuevo equipo haga una revisión inicial antes de dar los saldos por buenos.

Esta revisión debería aclarar:

• Hasta dónde llega el trabajo anterior.
• Qué documentación falta.
• Qué diferencias necesitan explicación.
• Si hay periodos que deben regularizarse.
• Qué trabajo adicional requiere presupuesto.

Pedir una revisión inicial no equivale a solicitar una auditoría completa. El alcance debe acordarse según la situación de la empresa y la calidad de la información disponible.

Si aparecen errores en declaraciones anteriores, habrá que estudiar cómo corregirlos conforme al procedimiento aplicable. Incorporarlos sin explicación al periodo siguiente puede complicar el problema.

6. Conserva una copia organizada del histórico

Aunque cambies de proveedor, necesitas conservar la documentación de la sociedad.

Para Corporate Tax, la FTA exige mantener los registros y documentos relevantes durante al menos siete años desde el final del periodo fiscal al que correspondan. Otros impuestos o circunstancias pueden requerir revisar plazos específicos. Faq

Nuestra recomendación es guardar una copia organizada por ejercicios, con acceso controlado y respaldo. Debe incluir tanto la documentación de soporte como las declaraciones y sus justificantes.

Antes de retirar los accesos del proveedor anterior, comprueba que el traspaso acordado está completo.

7. Cómo elegir al nuevo proveedor

Además del precio, pide que te expliquen cómo trabajarán contigo.

Qué documentación debes entregar, con qué frecuencia recibirás información, quién responderá tus consultas y qué servicios quedan fuera de la cuota.

También interesa conocer cómo se presupuestan los atrasos y las regularizaciones. Una mensualidad aparentemente económica puede cubrir solo una parte de lo que necesita tu empresa.

Para un empresario español con una sociedad en Emiratos, poder entender sus cuentas y coordinar las dudas en español puede facilitar mucho la gestión.

En TANMIYA Business Partners podemos ayudarte a revisar la situación, organizar el traspaso y definir el servicio contable que necesita tu empresa.

Escríbenos a info@tanmiyabp.com indicando la actividad, el volumen aproximado de operaciones y hasta qué mes está actualizada la contabilidad. Con esa información podremos valorar el alcance antes de proponerte el servicio.

Estudio de TANMIYA Business Partners. Elaboración propia con recomendaciones prácticas de traspaso y referencias oficiales de la Federal Tax Authority. Revisado el 17 de noviembre de 2026.